W skutek pandemii zmienia się funkcja biur. Będą jednym z elementów ekosystemu różnych przestrzeni tworzących nowoczesne środowisko pracy. To szansa dla biznesu, umożliwiająca budowanie odpornych strategii nieruchomościowych.
Dr Karolina Dudek
Polski Instytut Środowiska Pracy
12 marca 2020 – dzień, w którym WHO ogłosiła stan pandemii – dla wielu organizacji stał się symbolicznym końcem pewnej epoki. Umożliwienie pracownikom z dnia na dzień przejścia w tryb pracy było ogromnym wyzwaniem. Równie wielkim było dla zespołów i poszczególnych osób przystosowanie się do nowej sytuacji pracy z domu. Kolejne wyzwania będą się wiązały z powrotem do biur.
Nowe standardy środowiska pracy
To, na czym się obecnie koncentruje rynek nieruchomości, to zapewnienie najemcom bezpieczeństwa w miejscach pracy. Agencje nieruchomości przygotowały bogatą ofertę poradników i webinariów, w których opracowane są gotowe listy działań, krok po kroku wspierające tworzenie bezpiecznego środowiska pracy. W ciągu zaledwie kilku tygodni rynek wypracował dość spójny standard odpowiedzi na potrzeby wynikające z zagrożenia epidemią.
Zmiany w sposobach aranżacji przestrzeni obejmują przede wszystkim odpowiednie rozmieszczenie stanowisk pracy, by zapewnić zalecaną odległości między poszczególnymi osobami. Przy czym firmy zakładają, że część pracowników dalej będzie pracować w trybie pracy zdalnej. Tylko w ten sposób można stworzyć warunki, w których osoby przebywające w biurze pracują z zachowaniem odpowiedniego dystansu fizycznego. Ponadto opracowywane są zasady przemieszczania się po biurze i wykorzystania przestrzeni wspólnych, wsparte odpowiednią komunikacją wizualną. Dozowniki ze środkami dezynfekującymi oraz maseczkami i rękawiczkami stały się częścią niezbędnego wyposażenia każdego biura.
Wprowadzenie nawet niewielkich zmian oznacza nieplanowane wydatki. Szczególnie wszelkie działania w zakresie niezbędnych zmian technicznych, takich jak na przykład wprowadzenie rozwiązań bezdotykowych, wymagają dodatkowych nakładów. Dlatego decyzje, co i jak zmienić, powinny być podejmowane rozważnie, najlepiej w porozumieniu z wynajmującym i solidnym partnerem wykonawczym, tym bardziej, że nowe zasady organizacji przestrzeni, nie są tylko doraźnym rozwiązaniem. Staną się nowym standardem.
Biuro nowej generacji?
Co równie istotne, a jednak często pomijane w analizach, przejście w stan kwarantanny narodowej zapoczątkowało bowiem proces transformacji w biznesie. Zmiany, których stopniowe wdrażanie będziemy obserwować w nadchodzących miesiącach, będą obejmowały usankcjonowanie pojawienia się nowych stylów pracy i wzorów mobilności, będących efektem pandemii. Część osób zacznie pracować w biurze tylko 2 dni w tygodniu, część będzie pracowała prawie całkowicie zdalnie, zmniejszy się liczba delegacji, które zostaną zastąpione częściowo wideokonferencjami.
Zmieni się w konsekwencji funkcja biura, które stanie się w większym stopniu miejscem budowania relacji i poczucia przynależności do zespołu, wsparcia komunikacji w zespołach rozproszonych. Będzie ono jednym z elementów nieciągłej formacji z rozmytymi granicami: środowisko pracy stanie się ekosystemem różnych przestrzeni. Pracować będziemy w domach, kawiarniach, coworkingach i innych miejscach. Nowe strategie nieruchomościowe będą zatem bardziej elastyczne kosztowo i lepiej dopasowane do dzisiejszych potrzeb. To szansa dla biznesu, by wykorzystać zalety pracy zdalnej i zrównoważyć jej wady oraz zarządzać ryzykami związanymi z działalnością operacyjną w świecie, w którym wciąż grozi nam kolejna fala zachorowań.
